Was euch unser Hochzeits-Planungstool abnimmt
Checkliste, Budget, Gästeliste, Sitzplan, Ablauf und Musikwünsche: Unser Hochzeits-Planungstool bringt eure Vorbereitung in einem persönlichen Kundenportal zusammen.
Ihr plant gemeinsam auf Handy, Tablet oder PC. Ich sehe euren aktuellen Stand und stimme die musikalische Begleitung mit euch ab.
Mit eurer DJ-Buchung enthalten: die Planungsfunktionen. Foto-Wall und Audio-Gästebuch sind je nach Paket enthalten oder separat zubuchbar.
Ein digitaler Hochzeitsplaner hilft euch, Aufgaben, Kosten und Gäste gemeinsam zu organisieren. Statt mehrere Listen und Nachrichten abzugleichen, arbeitet ihr mit demselben Stand.
Unser Kundenportal verbindet diese Übersicht mit der persönlichen Vorbereitung eurer Feier. Hier zeigen wir euch die Funktionen Schritt für Schritt.
Hochzeit planen: die ersten Schritte
Beginnt mit eurem Budgetrahmen, einer vorläufigen Gästeliste und euren Wünschen für die Feier. Damit könnt ihr passende Locations und Dienstleister gezielt auswählen.
Ihr müsst beim ersten Gespräch mit mir noch keinen fertigen Ablauf haben. Wir klären eure Vorstellungen und die nächsten Schritte gemeinsam. Mit eurer Buchung bekommt ihr den Zugang zum persönlichen Hochzeits-Planungstool.
Hochzeits-Planungstool mit digitaler Checkliste
Die digitale Hochzeitscheckliste begleitet euch durch acht Phasen: von 18 bis 12 Monaten vor der Hochzeit bis zur Zeit danach. Ihr hakt erledigte Aufgaben ab und seht euren Fortschritt.
Auch bei kürzerer Vorbereitungszeit könnt ihr die Liste nutzen. Prüft zuerst die Grundlagen und konzentriert euch dann auf die Aufgaben, die für eure Hochzeit noch relevant sind.
Hochzeitsbudget im Blick behalten
Location, Catering, DJ, Fotograf, Kleidung und Blumen: Im Budgetbereich erfasst ihr die großen und kleinen Kosten eurer Hochzeit. Ihr legt ein Gesamtbudget fest und stellt je Kategorie geplante und tatsächliche Beträge gegenüber.
So seht ihr, was bereits verplant ist und wie viel noch frei bleibt. Tragt neue Angebote zeitnah ein, bevor ihr weitere Leistungen bestellt. Eine zusätzliche Reserve gibt euch Spielraum für spätere Entscheidungen.
DREI SCHRITTE FÜR EURE HOCHZEITSPLANUNG
Prioritäten klären
Legt fest, was euch wichtig ist: Atmosphäre, Essen, Trauung und Party. Daraus entsteht der Rahmen für eure weiteren Entscheidungen.
Budget festlegen
Plant die größten Kostenposten früh ein. Im Portal stellt ihr geplante und tatsächliche Beträge gegenüber.
Gäste erfassen
Beginnt mit einer vorläufigen Gästeliste. Sie hilft bei der Auswahl der Location und wächst später zur Übersicht mit Rückmeldungen und Sitzplätzen.
EURE PLÄNE WERDEN ZU EINER GEMEINSAMEN FEIER.
Euer Hochzeits-Planungstool sammelt die Details. Im persönlichen Gespräch machen wir daraus einen stimmigen Ablauf für eure Feier.
Ich sehe euren aktuellen Planungsstand und stimme Zeiten, Musik und Programmpunkte mit euch ab. So verbindet ihr die digitale Übersicht mit einer persönlichen Begleitung bis zum Hochzeitstag.
Eine digitale Gästeliste für alle
Legt Gäste einzeln an oder übernehmt sie über die Excel-Vorlage. Rückmeldung, Menüwahl, Allergien, Kinder, Gruppe sowie Hotel- und Shuttlebedarf stehen bei der jeweiligen Person.
Paare lassen sich auch mit unterschiedlichen Nachnamen verknüpfen. Ihr seht Zusagen, Absagen und ausstehende Antworten in einer Übersicht. Aus dieser gemeinsamen Liste entsteht später euer Sitzplan.
Eure Gäste antworten online
Für eure Einladungen bekommt ihr einen separaten Gästelink und QR-Code. Eure Gäste öffnen die Rückmeldeseite ohne App und ohne Benutzerkonto. Sie suchen sich mit Vor- und Nachnamen und antworten für die eigene Familie.
Menüwünsche, Allergien und weitere Angaben landen direkt in eurer Gästeliste. Gäste sehen dabei nur die eigene Familie. Änderungen nach einer abgegebenen Antwort laufen über euch.
Sitzplan für die Hochzeit erstellen
Legt Tische mit passender Form und Platzzahl an und ordnet eure Gäste zu. Runde Tische, lange Tafeln und eine U-Form lassen sich im digitalen Sitzplan abbilden.
Paare und Familien könnt ihr gemeinsam berücksichtigen. Wenn sich eine Zusage ändert, passt ihr die Sitzordnung an. Den fertigen Plan könnt ihr als PDF ausgeben und an eure Location weitergeben.
Den Raum gemeinsam durchdenken
Im Sitzplan könnt ihr neben Tischen auch Tanzfläche, DJ-Pult, Bar und Buffet als Raumelemente berücksichtigen. So wird aus einer Namensliste ein konkreter Überblick über euren Saal.
Stimmt den Platz für DJ-Pult, Lautsprecher und Tanzfläche früh mit der Location und mir ab. Dann können wir Wege, Platzbedarf und technische Voraussetzungen besprechen, bevor die Raumaufteilung endgültig feststeht.
Alle wichtigen Details sammeln
Wann beginnt die Trauung? Wer hält eine Rede? Welche Ansprechpartner sind vor Ort? Im Planungsbogen sammelt ihr Zeiten, Programmpunkte, Kontakte und Angaben zur vorhandenen Technik.
Ihr könnt den Bogen in mehreren Schritten ausfüllen und später ergänzen. Ich sehe den aktuellen Stand ebenfalls. So können wir offene Fragen gezielt besprechen und müssen Informationen nicht aus verschiedenen Nachrichten zusammensuchen.
VIER VORTEILE EURES KUNDENPORTALS
Zu zweit planen
Ihr nutzt denselben persönlichen Link und seht eure gespeicherten Eingaben gemeinsam.
Ohne App
Das Portal funktioniert im Browser auf Handy, Tablet und PC. Eine Installation ist nicht nötig.
Direkt abstimmen
Ich sehe euren Planungsstand ebenfalls und kann bei Fragen gezielt helfen.
Alles griffbereit
Angebot, Vertrag, Rechnungen und eigene Dokumente liegen an einem festen Ort.
Von der Trauung bis zur Party
Die Zeiten aus dem Planungsbogen werden in euren Tagesablauf übernommen. Gemeinsam stimmen wir Uhrzeiten, Dauer und Verantwortliche für die einzelnen Programmpunkte ab. Auch der Ausklang nach Mitternacht wird richtig eingeordnet.
Daraus entstehen passende Ablauf-PDFs für Dienstleister und Trauzeugen. Mein Tipp: Plant auch Übergänge ein und gebt Reden oder Einlagen einen klaren Platz. Das hilft, Überschneidungen vorab zu erkennen.
Überraschungen diskret abstimmen
Auf Wunsch erhalten eure Trauzeugen einen eigenen Link. Darüber können sie Reden, Spiele und weitere Einlagen eintragen.
Überraschungen, die ihr nicht sehen sollt, bleiben in meiner Koordinator-Fassung. Dadurch lassen sich Beiträge im Hintergrund zeitlich abstimmen. Ihr könnt euch auf eure Feier freuen, während wichtige Informationen für die Vorbereitung an der richtigen Stelle ankommen.
Lieblingssongs und No-Gos festhalten
Im Musikbereich sammelt ihr Titel, Interpret und Anlass: etwa für den Einzug, die Torte oder euren Hochzeitstanz. Wünsche könnt ihr priorisieren und eure Spotify-Playlist verknüpfen.
Haltet auch fest, welche Songs oder Musikrichtungen ihr ausdrücklich ausschließen möchtet. Ob Charts, 90er, 2000er, EDM oder aktuelle Partyhits: Eure Vorstellungen bilden die Grundlage für unsere musikalische Absprache.
Checkliste von der Vorbereitung bis nach der Hochzeit
Gäste, Budget, Ablauf und Musik gemeinsam organisieren
Persönliche Abstimmung statt verstreuter Informationen
Eure Unterlagen an einem Ort
Im Kundenportal findet ihr euer Angebot und könnt optionale Positionen auswählen. Den Vertrag unterschreibt ihr digital. Spätere Zusatzbuchungen erscheinen als Nachtrag zur Bestätigung.
Auch Rechnungen mit Status, Fälligkeit und PDF-Download liegen hier bereit. Im Dokumentenbereich könnt ihr eigene Dateien hochladen, zum Beispiel den Lageplan eurer Location. So bleiben wichtige Unterlagen zusammen mit eurer Planung griffbereit.
Euer Hochzeits-Planungstool auf allen Geräten
Ihr beide nutzt denselben persönlichen Portal-Link. Eingaben werden sofort gespeichert und sind für euch beide sichtbar. Das Portal läuft im Browser, ohne App-Installation.
Unter „Stil & Farben“ wählt ihr eure Hochzeitsfarben und ein Motto. Portal und Gästeseite greifen euren Look auf. Wichtig: Euer persönlicher Link ist euer Zugangsschlüssel. Für Gäste verwendet ihr ausschließlich den separaten Gästelink.
Eure personenbezogenen Daten werden im Kundenportal gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.
Hochzeitsfotos gemeinsam sammeln
Mit der digitalen Foto-Wall laden eure Gäste Fotos und Videos per QR-Code hoch, ohne App oder Anmeldung. Ihr sammelt die Aufnahmen in Galerien, sortiert sie nach Aufnahmezeit und ladet sie als ZIP herunter.
Die Foto-Wall bleibt sechs Monate ab eurem Hochzeitstag verfügbar. Sie ist im VIP-Paket und bei jeder gebuchten Fotobox enthalten. Beim Wedding-Paket könnt ihr sie zusätzlich buchen.
Die Stimmen eurer Gäste behalten
Am Retro-Telefon hinterlassen eure Gäste persönliche Sprachnachrichten: Glückwünsche, gemeinsame Erinnerungen oder einen Gruß vom Abend. Anschließend könnt ihr die Aufnahmen im Portal anhören und herunterladen.
Das Audio-Gästebuch ist eine Zusatzleistung. Welche Extras zu eurer Feier passen, besprechen wir gemeinsam. Die Planungsfunktionen könnt ihr unabhängig von diesen Zusatzleistungen nutzen.
EUER DIGITALES HOCHZEITS-PLANUNGSTOOL
Ist das Hochzeits-Planungstool kostenlos?
Die Planungsfunktionen sind für unsere gebuchten Brautpaare ohne zusätzlichen Aufpreis enthalten. Das Portal ist kein frei zugänglicher, kostenloser Hochzeitsplaner für alle. Foto-Wall und Audio-Gästebuch sind je nach Paket enthalten oder separat zubuchbar.
Kann ich das Planungstool ohne DJ-Buchung nutzen?
Der hier beschriebene Zugang ist Bestandteil der Buchung bei DJ Matthias Leichtle. Ein eigenständiger Zugang ohne DJ-Buchung wird in diesem Angebot nicht angeboten.
Brauchen wir eine Hochzeitsplaner-App?
Nein. Das Portal läuft im Browser auf Handy, Tablet und PC. Ihr müsst nichts installieren und könnt den persönlichen Link als Lesezeichen speichern.
Können wir beide gleichzeitig an der Hochzeit planen?
Ihr könnt beide denselben persönlichen Link nutzen. Eingaben werden sofort gespeichert und sind für beide sichtbar. So arbeitet ihr mit einem gemeinsamen Planungsstand.
Wie funktioniert die Rückmeldung zur Hochzeit per QR-Code?
Ihr gebt den separaten Gästelink oder QR-Code an eure Gäste weiter. Diese suchen sich mit Vor- und Nachnamen, finden die eigene Familie und geben ihre Rückmeldung ab. Menüwünsche und weitere Angaben erscheinen direkt in eurer Gästeliste.
Sehen unsere Gäste die komplette Gästeliste?
Nein. Über die Rückmeldeseite sehen Gäste nur die eigene Familie. Euren persönlichen Portal-Link solltet ihr deshalb nicht weitergeben, sondern ausschließlich den dafür vorgesehenen Gästelink verwenden.
Können wir eine bestehende Excel-Gästeliste übernehmen?
Ja. Das Portal bietet einen Import über eine Excel-Vorlage. Bestehende Gäste können beim erneuten Import aktualisiert und neue ergänzt werden. Übertragt eure vorhandene Liste dafür in die vorgesehene Vorlage.
Können unsere Trauzeugen Überraschungen einplanen?
Ja. Auf Wunsch erhalten sie einen eigenen Link für Programmpunkte. Überraschungen können in meiner Koordinator-Fassung bleiben, während wir den für euch sichtbaren Ablauf gemeinsam abstimmen.
Wann sollten wir mit der Hochzeitsplanung beginnen?
Klärt zuerst Budgetrahmen, ungefähre Gästezahl sowie Termin und Location. Die Portal-Checkliste beginnt 18 bis 12 Monate vor der Hochzeit. Auch mit weniger Vorlauf könnt ihr sie nutzen und die noch relevanten Aufgaben priorisieren.
FRÜH PLANEN. PERSÖNLICH BEGLEITET FEIERN.
Ihr habt ein Datum im Kopf oder eure Location bereits gebucht? Schickt mir euren Termin und eure ersten Ideen. Wir klären die Verfügbarkeit und lernen uns kennen.
Nach eurer Buchung bekommt ihr den persönlichen Portal-Link. Ich bin Matthias Leichtle aus Allmendingen und begleite eure Planung mit mehr als 16 Jahren DJ-Erfahrung.